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lunes, 10 de junio de 2013

Por qué incluimos actividades sociales en los Congresos?

Los Congresos de todo el mundo suelen tener una duración de entre 3 y 4 días según la temática y cantidad de expositores del mismo. Son jornadas largas y donde participan invitados no solo nacionales sino también internacionales, que viajan muchas horas y hasta días para acompañarnos.

Por ello, las actividades sociales son importantes ya que es el espacio pensado para que los participantes, expositores y organizadores locales se encuentren en un ámbito agradable, distendido y confortable, donde puedan presentarse, conocerse, intercambiar contactos, cerrar nuevos negocios y hasta generar alianzas de futuros trabajos.

Las actividades sociales pueden ir desde un almuerzo o brunch, hasta un cocktail de bienvenida, una cena de gala o de camaradería, un vino de honor, cena show, hasta excursiones o visitas guiadas a una empresa y/ o centros de interés vinculados al congreso en cuestión.

Estas actividades las podemos incluir o no dentro del programa científico, pero siempre deben estar visibles para los invitados/ participantes. Algunas pueden estar incluidas dentro del costo del Congreso o bien pueden tener un costo adicional para el participante o su/s acompañantes.

La organización de las actividades sociales y el presupuesto sigue los mismos pasos que cualquier organización de un evento desde la cantidad de invitados, sede, gastronomía, transportes, hasta música en vivo o funcional, elección de shows tradicionales, entrega de souvenirs, premios, etc.

Cada vez son más las actividades sociales que se contratan dentro de un congreso... y como siempre digo ningún evento debe quedar librado al azar. Con una buena planificación lograremos que los congresistas e invitados cumplan su expectativas y cierren buenos negocios o generen alianzas estratégicas!


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