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lunes, 17 de junio de 2013

Una gran decisión: la sede del evento

Una vez que definimos el tipo de evento que vamos a desarrollar y cerrada la fecha, una de las decisiones más importantes es la elección de la sede, lugar donde realizaremos el mismo.

Hoy en día son muchas las opciones con las que contamos para organizar un evento. Hoteles, Centros de Convenciones, Salas de exposiciones, Espacios Públicos, Instituciones, Universidades, etc.  Por ello, es preciso que, previo a tomar la decisión, pensemos cuál es el motivo principal de la reunión, planificar tipo de actividades a desarrollar, definir cantidad de asistentes y comenzar a ajustar la elección según el presupuesto estimado.

Si optamos por un lugar cerrado, es preciso definir si necesitamos salón auditorio, salas paralelas, espacios para coffee break, almuerzos, salas de exposiciones o posters, sala de prensa, secretarías, espacios de permanencia y tránsito, accesibilidad a los salones, instalaciones sanitarias, seguridad, emergencias, entre otros. Los hoteles, salas y centros de convenciones son los más adecuados en estos casos, ya que cuentan con la infraestructura suficiente para el buen desarrollo de los eventos, brindando confort y seguridad.

Si optamos por un lugar público o abierto, debemos tener muy presente el sistema de seguridad, instalaciones eléctricas y sanitarias, servicios de emergencias y permisos municipales, ya que por lo general no siempre se cuenta con infraestructura adecuada. Para ello, tendremos que solicitar permisos y organizar todas las instalaciones. Otras veces, debemos pensar en la posibilidad de armar una carpa estructural que nos permita montar un salón de eventos, con todo lo necesario para el funcionamiento del mismo, incluyendo accesos de entrada y de emergencia, pisos, aire/calefacción, iluminación, ambientación, seguridad, limpieza, baños químicos, etc.

Otro tema que no debemos olvidar es la accesibilidad. Es conveniente que los asistentes al evento cuenten con opciones de hotelería próxima a la sede, para facilitar la estadía y acceso de los invitados.

Son muchos los aspectos a tener en cuenta, pero una adecuada elección de la sede y sus instalaciones, será crucial para el éxito de nuestro evento.
Montaje de una carpa

Sala para coffe break - montaje carpa

Auditorio en Hotel Intercontinental

Sala adicional para charlas paralelas, Hotel Sheraton Mar del Plata

Hall de acceso Hotel Madero


3 comentarios:

  1. También a tener en cuenta el acceso a Internet a través de Wi-Fi. No olvidemos que vivimos en un mundo hiperconectado y necesitamos de Internet para comunicarnos. Saludos

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    1. Muy cierto! Hoy es casi imposible organizar un evento sin contar con acceso a internet wi-fi. No solo para el mejor desarrollo del evento sino para que los invitados puedan acceder a las redes, interactuar con los presentes y hasta ver sitios de interés comunes al evento en sí. Gracias por tu comentario Guillermo.

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