¿Dónde me ubico?, ¿Me siento por acá? ¿Cuál es mi mesa?... son preguntas muy comunes en eventos tanto sociales como corporativos. Para que podamos resolverlo de manera creativa hay muchas ideas que podemos utilizar para la ubicación de los invitados en estrados, mesas y reuniones.
Las
tarjetas de sitio son las formas más sencillas y tradicionales que existen para que los invitados encuentren sus lugares en mesas sociales o corporativas, desayunos, almuerzos, cenas o reuniones en mesas cerradas. La creatividad y técnicas se realizarán según la formalidad del evento. Son muchas las ideas que se pueden llevar adelante para las tarjetas de sitio, pero todas deben estar escritas con el nombre del comensal o invitado, con letra clara y legible y estar ubicadas delante del plato de sitio o plato principal, o en el centro de la parte superior.
En mesas corporativas donde las personas no se conocen entre sí, se pueden utilizar las tarjetas tipo carpa, escritas en ambos lados, para que todos puedan saber los nombres de quienes comparten la mesa. En estos casos, lo ideal son tarjetas blancas lisas con el nombre del comensal, o con algún detalle corporativo color o tipografía, oscura o con relieve, sin recargarlas demasiado, respetando el lugar delante del plato.
En eventos corporativos, que se desarrollen tipo auditorio, seminario, talleres, etc. lo que se utiliza para señalizar los espacios son
personificadores, con el nombre completo del expositor y país o cargo según corresponda, de acuerdo al protocolo del evento. En los eventos corporativos o institucionales, la ubicación de los invitados al estrado o mesa principal, se realizará a través los responsables de ceremonial y protocolo y/o responsables de Relaciones Públicas organizadores del mismo, para facilitar el acceso de los expositores, autoridades o conferencistas. En estos casos el tamaño debe ser lo suficientemente grande para que el público pueda visualizarlo desde donde estén ubicados en el auditorio. Las variantes son de cartulina, madera y acrílico o bien acrílico en forma de caballete, escrito de ambos lados.
También puede resultar muy útil en casos de eventos grandes, las
tarjetas de escolta, que se utilizan muchas veces en eventos sociales para ubicar la mesas donde estará ubicado el comensal, donde las mesas se disponen en números y cada invitado podrá saber donde ubicar la suya sin inconvenientes.
Los pequeños detalles son los que hacen grandes diferencias en los eventos, por eso cuando personalizamos los eventos institucionales mayor identidad corporativa tendremos...y para eventos sociales o hechos en casa también!. Cuando personalizamos detalles para los invitados, mejor anfitriones seremos!
Las empresas nuevas, predominantes en esta zona, en muchos casos no tienen sala de conferencias por lo que suelen organizar las reuniones o capacitaciones en distintos complejos. “El Hotel Intercontinental amplió mucho la gama de eventos –dijo Fernanda- también está el hotel Villa Julia y el Villa Victoria; todos esos ofrecen pequeños espacios con sala para eventos pero donde tenes que montar todo o poner una carpa.” Otra opción muy popular es realizar el evento en casas de los barrios privados. “Ahí tenes espacios grandes, donde se lleva una carpa o se ponen unos livings, y se ambienta; –expuso Rodella- podes poner alguna onda especial, te ahorras el tema del salón y los anfitriones ahí se lucen.”
